Uno de los mayores problemas en las organizaciones es el gasto que se va en el entorno de impresión, que además significa un gran dolor de cabeza para las empresas. Según la prestigiosa Gartner, cerca del 3% de los ingresos netos de una empresa se van en gastos asociados a las impresiones que se hacen en ella, por ello la gran importancia de buscar soluciones inteligentes a este serio problema. Una de las soluciones que se plantea ante este problema es el outsourcing de impresión (la tercerización de todo el servicio de impresión), el cual consiste en buscar un proveedor especializado quien proveerá de:
1. Equipos de Impresión:
Impresoras simples o multifuncionales, monocromáticas o a color, láser o de tinta o cera, de velocidades variadas con bandejas de entrada o salida que se ajusten a las necesidades de la empresa.
2. Consumibles: Toner, tintas, ceras, cintas, drum´s, reveladores, etc. en las cantidades que sean necesarios, entregados oportunamente para garantizar que los usuarios de la empresa podrán hacer sus impresiones sin problema
3. Servicios de mantenimiento preventivo: Cada 3 ó 4 meses, que garantizarán que los equipos se encuentren operativos, disminuyendo el riesgo de paradas imprevistas.
4. Servicios de mantenimiento correctivo: Las impresoras aun teniendo mantenimientos preventivos, son proclives a fallar, y por ello se contempla la atención correctiva ante dichas fallas. Estos servicios serán provistos cada vez que el equipo sufra algún desperfecto.
5. Acuerdos de Niveles de Servicio (ANS o SLA): Las atenciones provistas por el proveedor especializado estarán enmarcadas en acuerdos de niveles de servicios pre-establecidos con tiempos de respuesta ante una llamada del cliente, tiempos de reparación o puesta en operación del equipo reportado y tiempo de cambio por un equipo de respaldo cuando así se requiera.
6. Repuestos: Todos los repuestos que sean necesarios para garantizar la operatividad del equipo, serán provistos de forma oportuna (kit de mantenimiento, fusor, pickup roller´s, feed roller, mainboards o placas principales, fuentes de poder, láser escáner, etc.)
7. Equipos de Respaldo: Cuando un equipo tarde en su reparación por no disponer de un repuesto en stock, se proveerá de un equipo de características iguales o similares, garantizando la continuidad operativa del cliente, disminuyendo de esta forma los tiempos muertos por inactividad de una impresora.
8. Reportes de Impresión: Al finalizar cada período mensual, se podrá obtener la cantidad de impresiones, fotocopias y escaneos hechos por cada impresora, permitiendo que su empresa pague exactamente por lo que ha consumido.
Todo lo anterior descrito, a cambio de pagar una renta mensual que usualmente puede ser fija, fija variable o totalmente variable, en función al consumo promedio mensual que tenga la empresa.
Muchas empresas conscientes que sus costos de impresión actuales por página impresa son sumamente altos, derivan grandes cantidades de impresiones a centros de fotocopiado o impresión, pues reciben de ellos tarifas atractivas, con el peligro de que sus documentos se pierdan, se traspapelen, con los peligros de confidencialidad, etc.
