En la era digital, todos sabemos que el papel es un medio temporal de información. Las grandes cantidades de papel son costosas de mantener, difíciles de almacenar y están plagadas de riesgos de deterioro, pérdida, agua y fuego. Cada vez más empresas están escaneando sus documentos en papel como una decisión empresarial inteligente para reducir costos, mejorar la seguridad y ayudar al medio ambiente. Estas son las siete razones principales para digitalizar sus documentos en papel:
ALMACENAMIENTO SEGURO DE DOCUMENTOS
El escaneo ofrece una seguridad mejorada para sus documentos confidenciales. Los documentos escaneados se pueden almacenar de forma segura en un sistema de gestión de documentos en línea, con acceso de seguridad a nivel de usuario o rol. Estos documentos se pueden compartir fácilmente con los usuarios en varias oficinas y ubicaciones, lo que proporciona un acceso seguro y flexible. Junto con el acceso seguro, los documentos digitalizados pueden proporcionar:
- • Una pista de auditoría electrónica completa con un historial detallado de acceso de usuarios.
- • Copias de seguridad automáticas
- • La opción de almacenamiento en las instalaciones, almacenamiento remoto y / o almacenamiento en la nube.
AUMENTA EL ESPACIO DE OFICINA
El escaneo de documentos reduce el volumen de papel que se archiva, eliminando así la necesidad de archivadores. Cuando se libera el espacio de oficinas, las empresas pueden:
- • Mudarse a una oficina más pequeña y beneficiarse de menores costos de alquiler.
- • Recuperar el espacio del piso para el crecimiento
- • Reducir el entorno de oficina desordenado.
MEJORA EL SERVICIO AL CLIENTE
La búsqueda de documentos en papel lleva mucho tiempo. Se tarda aproximadamente 18 minutos en promedio para buscar un documento, lo cual puede afectar el tiempo de respuesta de su cliente.
Los documentos digitales se pueden encontrar rápida y fácilmente con una simple búsqueda por palabra clave. Los softwares de gestión documental pueden aplicar estructuras que coinciden con su industria y pueden personalizarse para satisfacer las necesidades específicas de su empresa, lo que hace que la ubicación de documentos sea aún más eficiente.
MEJOR PARA EL MEDIO AMBIENTE
Escanear documentos puede ayudar a cualquier organización en su movimiento a ser más respetuosa con el medio ambiente. Según la Agencia de Protección Ambiental de los Estados Unidos (EPA, por sus siglas en inglés), el empleado de oficina promedio ingresa 10,000 hojas de papel por año. La reducción del uso de papel en una oficina proporcionaría un beneficio ambiental equivalente a un bosque de pino de 0.75 acres que absorbe carbono por un año. El uso de menos papel y tóner no solo es bueno para el medio ambiente, sino que también reduce los costos empresariales. Además, el transporte físico de documentos también se puede cortar, lo que ayuda a su huella de carbono.
REDUCE LOS COSTOS
Almacenar y mantener registros es un negocio costoso: por ejemplo, un gabinete de cuatro cajones ocupa 9 pies cuadrados de espacio de oficina y le cuesta a su compañía aproximadamente $ 1,500 por año para mantenerlo (costo por pie cuadrado, tiempo empleado por el empleado para mantener archivos, etc.). Una empresa con 10 archivadores de cuatro cajones gastará $ 15,000 por año para almacenar y mantener esos archivos.
También hay costos por documentos archivados y perdidos. INC Magazine informó que el costo de la búsqueda de un documento archivado incorrectamente es de $ 120 y, si no lo puede encontrar, cuesta aproximadamente $ 250 recrear el documento perdido.
Los costos físicos del papel (el empleado de oficina promedio en los Estados Unidos pasa por 10,000 hojas de papel por año), el tóner y el transporte son otros costos que se pueden mitigar a través de la digitalización de documentos.
CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA GUBERNAMENTAL
El mantenimiento de un sistema de archivo en papel que cumpla con los requisitos reglamentarios es costoso y engorroso. El uso del escaneo ayuda a las empresas a cumplir con las iniciativas exigidas por el gobierno relacionadas con la retención y recuperación de documentos.
Si su empresa tiene varios archivadores llenos de archivos en papel, la idea de escanear todos sus registros en papel puede ser desalentadora. Afortunadamente, hay opciones para la conversión de archivos. Puede comprar sus propios escáneres y capacitar a su personal en técnicas de escaneo adecuadas o usar una empresa de conversión de documentos confiable para digitalizar sus archivos en papel.
Fuente: micromain.com
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