El outsourcing o externalización es una estrategia cada vez más utilizada por las empresas por sus importantes ventajas, como el aumento de la flexibilidad, la disminución de costes o la liberalización a los propios empleados de labores repetitivas y monótonas que no aportan valor añadido.
El outsourcing de la gestión documental
Las actividades y necesidades vinculadas al ámbito de la documentación generada por la empresa, como los tiques, las facturas y otros documentos están sufriendo una espectacular transformación.
Dicha transformación, que básicamente se trata de una sustitución del formato papel por un archivo digital, afecta tanto a la producción de los documentos, como a su tratamiento, gestión y efectos legales, ligados muchas veces a la cuestión tributaria.
Muchas empresas han encarado esta nueva situación adquiriendo algún tipo de software especializado, que les permite automatizar fácilmente las distintas fases del proceso, desde la creación o captura de un tique o factura a su archivo o integración en el sistema contable de la organización.
Pero cuando los volúmenes de digitalización de facturas u otros documentos son muy elevados, una posible solución es contratar los servicios de alguna empresa de outsourcing documental.
Muchas de estas empresas de outsourcing han sabido adaptarse a los nuevos tiempos y necesidades empresariales, especializándose y diversificando sus servicios, lo que las sitúa en condiciones de ofrecer con todas las garantías soluciones completas e interesantes.
Podemos concluir que la externalización del tratamiento documental, sea cual sea la modalidad, representa una alternativa eficaz y segura para muchas empresas, que de esta forma pueden centrar su tiempo y recursos materiales y humanos en la consecución de los objetivos empresariales propuestos mediante la realización de tareas de más calidad y valor añadido.
