Se espera que el mercado de outsourcing de impresión tenga un crecimiento durante el período 2021-2026 según “Research and Markets” compañía especializada en investigación de mercados. Esto se fundamenta en el hecho que la mayoría de las empresas están buscando reducir costos y mejorar su productividad, además de iniciar su proceso de transformación digital en lo referido a los documentos que se procesan en la empresa.
MENOS PAPEL
Uno de los beneficios añadidos que están obteniendo las empresas que están migrando al Outsourcing de impresión es la reducción del desperdicio de papel, como consecuencia del cambio de hábitos en los usuarios y la creación de una nueva cultura de imprimir solo lo necesario o de imprimir en ambas caras por defecto. Esto se ve impactado en una reducción adicional de costos, cuando las empresas adoptan los servicios de impresión administrados ayudando a ampliar los márgenes de beneficio.
RIGHT SIZING
La actual crisis sanitaria ha sensibilizado a los Gerentes, en relación a – las grandes flotas de impresoras, de diferentes marcas, de diferentes modelos, que demandaban diferentes suministros, diferentes repuestos, con varios contratos de servicios de mantenimientos, con equipos obsoletos – que tienen en sus empresas. Esto sólo podrá resolverse optando por tercerizar el servicio de impresión a las condiciones a las que se ajustarán ahora. Algunas compañías se están reduciendo a espacios más pequeños, mientras que otras – a consecuencia de la logística del comercio electrónico – han incrementado sus operaciones. Por lo tanto, esta presenta la necesidad de ajustarse a nuevas distribuciones en las oficinas (layout), que obligarán a optar por equipos de tamaños idóneos, usualmente multifuncionales, con mayores prestaciones.
CULTURA DIGITAL
Otro elemento a tomar en cuenta como tendencia es, la relevancia de crear la cultura de la digitalización en los colaboradores. Esto parte en primer lugar por tener equipos que permitan automatizar ciertos procesos en el momento que se digitaliza el documento. En segundo lugar, establecer las políticas de digitalización de documentos (empiece de a pocos y vaya agregando nuevas políticas). En tercer lugar y no menos importante, capacitar a los colaboradores sobre las prestaciones de los equipos, la forma de usarlos (no asuma que ellos deberían saberlo) y la los alcances de las políticas (no bastará con publicarlas).
Equipos multifuncionales, con software embebidos de reconocimiento de caracteres (OCR), con aplicaciones especializadas y personalizadas, software de automatización, con paneles personalizados entre otras, son las nuevas tendencias, pero será muy importante el cambio en la cultura si se desea aprovecharlas.
SEGURIDAD Y CONTROL
El outsourcing de impresión incluye seguridad y control de accesos en función a los roles que cumplen los usuarios, que permiten proteger la información confidencial. Especialmente para empresas de sectores críticos (bancos, financieras, seguros, retail, etc.), donde las exigencias sobre las capacidades de los dispositivos de impresión son cada vez mayores. La condición de mantener un software de antivirus embebido en el equipo es una de las tendencias, así como la capacidad de personalizar y generar roles en el mismo equipo de forma embebida.
ASISTENCIA ESPECIALIZADA
La real tercerización de los servicios de impresión a cargo de empresas especialistas que cuentan con mesas de ayuda proactivas con sistemas de asistencia remota que reciben las alertas directamente del equipo, sin la participación del cliente, es una tendencia que se vuelve un requerimiento definitivo en un servicio de outsourcing de impresión. El despreocuparse por quedarse sin consumibles (tóner, drum) o que, si el equipo falla y tener que buscar a quién informarle al respecto, se logra a través de conexiones directas entre el equipo de impresión y la mesa de ayuda de la empresa tercerizadora a través de protocolos de alta seguridad, que permiten tomar acción inmediata y proactiva.
CONCLUSIÓN
El nuevo entorno en el que vivimos, ha cambiado la forma de definir las estrategias de implementación del Outsourcing de Impresión. Será de gran importancia identificar los equipos adecuados y la cantidad precisa para las tareas específicas que se espera atender en las empresas. Considerar las nuevas tendencias enfocadas a mayor productividad, reducción de costos y cuidado del medio ambiente, para definir no sólo las características apropiadas de los equipos, sino las condiciones de la implementación para lograr el máximo provecho de la solución propuesta. Finalmente, un enfoque de asistencia técnica remota, especializada y proactiva será otra de las tendencias que determinaran las características de los servicios incluidos en la propuesta de Outsourcing de Impresión.
