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El outsourcing o externalización es una estrategia cada vez más utilizada por las empresas por sus importantes ventajas, como el aumento de la flexibilidad, la disminución de costes o la liberalización a los propios empleados de labores repetitivas y monótonas que no aportan valor añadido.

El outsourcing de la gestión documental

Las actividades y necesidades vinculadas al ámbito de la documentación generada por la empresa, como los tiques, las facturas y otros documentos están sufriendo una espectacular transformación.

Dicha transformación, que básicamente se trata de una sustitución del formato papel por un archivo digital, afecta tanto a la producción de los documentos, como a su tratamiento, gestión y efectos legales, ligados muchas veces a la cuestión tributaria.

Muchas empresas han encarado esta nueva situación adquiriendo algún tipo de software especializado, que les permite automatizar fácilmente las distintas fases del proceso, desde la creación o captura de un tique o factura a su archivo o integración en el sistema contable de la organización.

Pero cuando los volúmenes de digitalización de facturas u otros documentos son muy elevados, una posible solución es contratar los servicios de alguna empresa de outsourcing documental.

Muchas de estas empresas de outsourcing han sabido adaptarse a los nuevos tiempos y necesidades empresariales, especializándose y diversificando sus servicios, lo que las sitúa en condiciones de ofrecer con todas las garantías soluciones completas e interesantes.

Podemos concluir que la externalización del tratamiento documental, sea cual sea la modalidad, representa una alternativa eficaz y segura para muchas empresas, que de esta forma pueden centrar su tiempo y recursos materiales y humanos en la consecución de los objetivos empresariales propuestos mediante la realización de tareas de más calidad y valor añadido.

Los beneficios tangibles que nosotros vemos en los servicios de tercerización de impresión son, básicamente, cuatro:

• Ahorro económico
• Aumento de la productividad
• Mayor seguridad
• Mejoras medioambientales

1. En relación a los ahorros de costes, un proyecto nuevo de impresión implica una reducción en el número de recursos, una mejora operativa, una optimización de los procedimientos importante y un mayor control y racionalización del entorno de impresión.

2. En cuanto a la productividad, se perciben mejoras en la efectividad del servicio: se reducen los tiempos inoperativos, se optimizan y renuevan los parques de impresión, se simplifica la configuración.

3. En seguridad, hablamos de una protección ligada al control en la liberación de los trabajos, y en la seguridad de los datos.

4. Y en mejoras medioambientales, la racionalización de la impresión supone ahorros medioambientales y una mejora en la gestión de los residuos.

El problema con el que se enfrentan muchas empresas, sobre todo las más pequeñas, es que por servicios de impresión entienden que se refiere sólo a la impresora y no entienden cómo alguien se puede ocupar de ello.

Y es que, “el coste de la impresora en si no es lo importante. El foco está en el “business continuity”. ¿Puede su empresa permitirse el lujo de pararse por no poder imprimir? En un entorno en el que el cliente es volátil, en el que cualquiera puede consultar ofertas y tarifas en línea, ser capaz de responder instantáneamente a un cliente y proporcionarle el documento que necesita en tiempo récord es un imperativo de negocio. A eso hay que añadirle la necesidad de procesar la información que nos proporciona el cliente en el menor tiempo posible para que pueda disfrutar de su nuevo producto o servicio”.

Externalizar este tipo de servicios supone un importante ahorro de tiempo y recursos para la empresa, que puede así dedicarlos a su negocio principal.

Sólo una empresa especializada en este tipo de servicios puede desarrollarlos e implementarlos al nivel de detalle y personalización que requieren la mayoría de los clientes. Por eso siempre recomendamos trabajar con un partner especializado, que sea capaz de asesorar al cliente en lo que realmente necesita y cuente con la capacidad y experiencia necesaria para hacerlo”.

Uno de los elementos clave a la hora de contratar servicios tercerización o outsourcing de impresión reside en lo que se firma. En cualquier tipo de contrato queda todo perfectamente estipulado… en un contrato de gestión de la impresión de una empresa también. El problema es que, muchas empresas, que están realizando su primer contrato en ocasiones no entienden totalmente lo que ahí se especifica.

Es importante recordar en que lo primero de todo, es firmar un contrato con un proveedor que ofrezca una solución adecuada y tenga el conocimiento y la expertise necesarios para satisfacer sus necesidades.

Para la firma del contrato de Outsourcing de Impresión, se recomienda prestar atención a tres áreas:

• La inclusión una estructura de costes sencilla para el cliente (cuánto más unificados sean los costes, más claridad a la hora de gestionar el contrato).
• Manuscritos.
• Los acuerdos de nivel de servicio que garanticen la calidad operativa.
• Una descripción completa de la operatividad del proyecto, que explique qué se hace y cómo se hace.

“Un contrato de Outsourcing o Tercerización de impresión tiene que cubrir las necesidades de impresión, copia, y escaneo de la empresa, y enfatizo “de la empresa” porque a menudo, los parques están sobredimensionados u ofrecen capacidades que la empresa no necesita (todavía no he encontrado una empresa que necesite hacer fotocopias en color en A3 por motivos de negocio y sin embargo el equipo multifunción A3 color es uno de los modelos más demandado por algunos clientes).

Finalmente recuerde; el proveedor del servicio de Outsourcing de Impresión tiene que ser capaz de acompañar al cliente en su transformación digital, ofreciendo soluciones de impresión adaptadas a las necesidades específicas de cada cliente”.