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No resulta extraño que los proveedores jueguen un papel relevante para el funcionamiento de cualquier negocio sin importar el rubro que fuese. En el rubro tecnológico, específicamente para los servicios de mantenimientos preventivos en equipos informáticos la empresa debe considerar poner en práctica las siguientes claves para seleccionar a un buen proveedor.

1.- Perfil del proveedor: en este punto se debe de comprobar la experiencia del proveedor y el tiempo de actividad en el mercado. La experiencia de otros clientes genera la confianza necesaria para poder adquirir y/o seguir fortaleciendo la relación comercial entre el cliente potencial y el proveedor potencial.

2.-Niveles de servicio: el nivel de respuesta a fin de dar solución a los inconvenientes y/o fallas presentadas durante y después de los mantenimientos preventivos en equipos de cómputo o de simplemente brindar información oportuna sobre el estado del equipamiento es fundamental para tomar decisiones que a futuro no afecte la operatividad de la empresa.

3.- Calidad- Precio: es importante tener claridad que para la ejecución de mantenimientos preventivos en equipos de cómputo se cuente con el personal calificado, el cual deberá tener un grado de estudio, experiencia y certificaciones de capacitación de alguna marca fabricante. Es por ello no siempre se debe evaluar al proveedor potencial en el marco del precio sino de calidad del servicio que éste ofrece.

4.-Protocolos de servicio: Es fundamental tener conocimiento del procedimiento que se va desarrollar desde antes de la ejecución de los mantenimientos preventivos en equipos de cómputo, los cuales deberán estar alineados al manual del fabricante de determinadas marcas y modelos. Esto permitirá evaluar bajo el mismo marco a los potenciales proveedores del servicio.

En suma, toda empresa sea del sector público o privado debe contemplar dentro su proceso de selección de proveedores por lo menos estos criterios mencionados a fin de realizar una correcta evaluación y tomar una decisión acertada.

Se espera que el mercado de outsourcing de impresión tenga un crecimiento durante el período 2021-2026 según “Research and Markets” compañía especializada en investigación de mercados. Esto se fundamenta en el hecho que la mayoría de las empresas están buscando reducir costos y mejorar su productividad, además de iniciar su proceso de transformación digital en lo referido a los documentos que se procesan en la empresa.

MENOS PAPEL

Uno de los beneficios añadidos que están obteniendo las empresas que están migrando al Outsourcing de impresión es la reducción del desperdicio de papel, como consecuencia del cambio de hábitos en los usuarios y la creación de una nueva cultura de imprimir solo lo necesario o de imprimir en ambas caras por defecto. Esto se ve impactado en una reducción adicional de costos, cuando las empresas adoptan los servicios de impresión administrados ayudando a ampliar los márgenes de beneficio.

RIGHT SIZING

La actual crisis sanitaria ha sensibilizado a los Gerentes, en relación a – las grandes flotas de impresoras, de diferentes marcas, de diferentes modelos, que demandaban diferentes suministros, diferentes repuestos, con varios contratos de servicios de mantenimientos, con equipos obsoletos – que tienen en sus empresas. Esto sólo podrá resolverse optando por tercerizar el servicio de impresión a las condiciones a las que se ajustarán ahora. Algunas compañías se están reduciendo a espacios más pequeños, mientras que otras – a consecuencia de la logística del comercio electrónico – han incrementado sus operaciones. Por lo tanto, esta presenta la necesidad de ajustarse a nuevas distribuciones en las oficinas (layout), que obligarán a optar por equipos de tamaños idóneos, usualmente multifuncionales, con mayores prestaciones.

CULTURA DIGITAL

Otro elemento a tomar en cuenta como tendencia es, la relevancia de crear la cultura de la digitalización en los colaboradores. Esto parte en primer lugar por tener equipos que permitan automatizar ciertos procesos en el momento que se digitaliza el documento. En segundo lugar, establecer las políticas de digitalización de documentos (empiece de a pocos y vaya agregando nuevas políticas). En tercer lugar y no menos importante, capacitar a los colaboradores sobre las prestaciones de los equipos, la forma de usarlos (no asuma que ellos deberían saberlo) y la los alcances de las políticas (no bastará con publicarlas).

Equipos multifuncionales, con software embebidos de reconocimiento de caracteres (OCR), con aplicaciones especializadas y personalizadas, software de automatización, con paneles personalizados entre otras, son las nuevas tendencias, pero será muy importante el cambio en la cultura si se desea aprovecharlas.

SEGURIDAD Y CONTROL

El outsourcing de impresión incluye seguridad y control de accesos en función a los roles que cumplen los usuarios, que permiten proteger la información confidencial. Especialmente para empresas de sectores críticos (bancos, financieras, seguros, retail, etc.), donde las exigencias sobre las capacidades de los dispositivos de impresión son cada vez mayores. La condición de mantener un software de antivirus embebido en el equipo es una de las tendencias, así como la capacidad de personalizar y generar roles en el mismo equipo de forma embebida.

ASISTENCIA ESPECIALIZADA

La real tercerización de los servicios de impresión a cargo de empresas especialistas que cuentan con mesas de ayuda proactivas con sistemas de asistencia remota que reciben las alertas directamente del equipo, sin la participación del cliente, es una tendencia que se vuelve un requerimiento definitivo en un servicio de outsourcing de impresión. El despreocuparse por quedarse sin consumibles (tóner, drum) o que, si el equipo falla y tener que buscar a quién informarle al respecto, se logra a través de conexiones directas entre el equipo de impresión y la mesa de ayuda de la empresa tercerizadora a través de protocolos de alta seguridad, que permiten tomar acción inmediata y proactiva.

CONCLUSIÓN

El nuevo entorno en el que vivimos, ha cambiado la forma de definir las estrategias de implementación del Outsourcing de Impresión. Será de gran importancia identificar los equipos adecuados y la cantidad precisa para las tareas específicas que se espera atender en las empresas. Considerar las nuevas tendencias enfocadas a mayor productividad, reducción de costos y cuidado del medio ambiente, para definir no sólo las características apropiadas de los equipos, sino las condiciones de la implementación para lograr el máximo provecho de la solución propuesta. Finalmente, un enfoque de asistencia técnica remota, especializada y proactiva será otra de las tendencias que determinaran las características de los servicios incluidos en la propuesta de Outsourcing de Impresión.

Muchas empresas, especialmente las pequeñas y medianas empresas, no saben si deben tercerizar sus necesidades de impresión o imprimir in-house. Para poder tomar la decisión correcta, se debe considerar lo siguiente:

COSTOS DE EQUIPO DE ALTA CALIDAD
un equipo de impresión profesional puede ser muy caro,por lo que es poco probable que usted pueda recuperar el gasto inicial.

COSTOS DE MATERIALES
Es muy común sub o sobrestimar sus necesidades de impresión cuando se trata de la compra de suministros. Mientras que con el servicio de tercerización de impresión, se paga exactamente lo que necesita, ni más, ni menos.

LOS COSTES DE CAPACITACIÓN
Otro aspecto que se debe considerar es el elemento humano. La tercerización de impresión que ofrece XTS, asegura un equipo de profesionales de la impresión cualificados y con gran experiencia, que pueden asesorar sobre la técnica correcta para el trabajo,así como operar todo el equipo.

TIEMPO
La tercerización impresión le permite centrarse en lo que mejor sabe hacer: Su core business.

INNOVACIÓN
Usted puede estar seguro de que cualquier impresora profesional tiene la mayoría de la tecnología de software y de impresión hasta a la fecha disponible, gracias a ello usted puede tener a su disposición herramientas como control de costos y recursos, control de accesos, seguridad antivirus, etc.

Uno de los mayores problemas en las organizaciones es el gasto que se va en el entorno de impresión, que además significa un gran dolor de cabeza para las empresas. Según la prestigiosa Gartner, cerca del 3% de los ingresos netos de una empresa se van en gastos asociados a las impresiones que se hacen en ella, por ello la gran importancia de buscar soluciones inteligentes a este serio problema. Una de las soluciones que se plantea ante este problema es el outsourcing de impresión (la tercerización de todo el servicio de impresión), el cual consiste en buscar un proveedor especializado quien proveerá de:

1. Equipos de Impresión:
Impresoras simples o multifuncionales, monocromáticas o a color, láser o de tinta o cera, de velocidades variadas con bandejas de entrada o salida que se ajusten a las necesidades de la empresa.

2. Consumibles: Toner, tintas, ceras, cintas, drum´s, reveladores, etc. en las cantidades que sean necesarios, entregados oportunamente para garantizar que los usuarios de la empresa podrán hacer sus impresiones sin problema

3. Servicios de mantenimiento preventivo: Cada 3 ó 4 meses, que garantizarán que los equipos se encuentren operativos, disminuyendo el riesgo de paradas imprevistas.

4. Servicios de mantenimiento correctivo: Las impresoras aun teniendo mantenimientos preventivos, son proclives a fallar, y por ello se contempla la atención correctiva ante dichas fallas. Estos servicios serán provistos cada vez que el equipo sufra algún desperfecto.

5. Acuerdos de Niveles de Servicio (ANS o SLA): Las atenciones provistas por el proveedor especializado estarán enmarcadas en acuerdos de niveles de servicios pre-establecidos con tiempos de respuesta ante una llamada del cliente, tiempos de reparación o puesta en operación del equipo reportado y tiempo de cambio por un equipo de respaldo cuando así se requiera.

6. Repuestos: Todos los repuestos que sean necesarios para garantizar la operatividad del equipo, serán provistos de forma oportuna (kit de mantenimiento, fusor, pickup roller´s, feed roller, mainboards o placas principales, fuentes de poder, láser escáner, etc.)

7. Equipos de Respaldo: Cuando un equipo tarde en su reparación por no disponer de un repuesto en stock, se proveerá de un equipo de características iguales o similares, garantizando la continuidad operativa del cliente, disminuyendo de esta forma los tiempos muertos por inactividad de una impresora.

8. Reportes de Impresión: Al finalizar cada período mensual, se podrá obtener la cantidad de impresiones, fotocopias y escaneos hechos por cada impresora, permitiendo que su empresa pague exactamente por lo que ha consumido.
Todo lo anterior descrito, a cambio de pagar una renta mensual que usualmente puede ser fija, fija variable o totalmente variable, en función al consumo promedio mensual que tenga la empresa.
Muchas empresas conscientes que sus costos de impresión actuales por página impresa son sumamente altos, derivan grandes cantidades de impresiones a centros de fotocopiado o impresión, pues reciben de ellos tarifas atractivas, con el peligro de que sus documentos se pierdan, se traspapelen, con los peligros de confidencialidad, etc.

El Outsourcing de impresoras involucra la delegación del servicio de impresión con una empresa proveedora de dicho servicio y que incluye, la provisión de equipos de impresión, de consumibles: toner´s, drum´s, de repuestos, de servicios de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de computo, de atención de incidencias con Acuerdos de Niveles de Servicios, la provisión de equipos de respaldo y la emisión de reportes de gestión, entre otros.

Para la evaluación de la conveniencia del Servicio de Outsourcing de impresoras es necesario conocer algunos puntos iniciales: Cantidad de Equipos, Modelos de equipos: sólo impresora o multifuncional, monocromática o de color, Volúmenes de impresión, Tamaño de impresión: A4, A3, Distribución de los equipos, Velocidad de impresión, Almacenamiento de entrada y de salida: cantidad de bandejas y volúmenes de cada una, Acuerdos de Niveles de Servicios: Tiempo de respuesta, tiempo de solución de problemas, reposición de equipo de respaldo, Software de Administración.